Agile Teams – das Nonplusultra für jedes Unternehmen?

Agile Teams, Teamentwicklung in Berlin, Metakomm

Verfolgt man die aktuelle Literatur und Diskussionen scheint agiles Arbeiten eine der Top-Zauberformeln für Unternehmen in der heutigen, sich schnell wandelnden Arbeitswelt zu sein. Ist es richtig, dass agile Teams heute ein Muss für jedes Unternehmen sind?

Was bedeutet agiles Arbeiten?

Während ich diesen Artikel schreibe, gebe ich den Begriff „Agile Teams“ bei Google ein und erhalte knapp 50 Millionen Treffer. Agile Teams sind aktuell viel diskutiert.

Der Begriff des agilen Arbeitens stammt aus der Softwareentwicklung. Agil bedeutet als Begriff zunächst: sich beweglich und reaktionsschnell auf die Änderungen der Umwelt und der aktuellen Situation einstellen zu können.
Agiles Arbeiten bietet sich besonders für solche Projekte und Aufgaben an, in denen eine kundenorientierte Lösung erarbeitet werden soll und deren Anforderungen noch nicht von vornherein feststehen. Für die sich ändernden Herausforderungen, Situationen oder Kundenwünsche brauchen Teams die Fähigkeiten, Handlungsspielraum und Eigenverantwortung, um ihre Strategien, Strukturen und Prozesse kurzfristig umstellen und anpassen zu können. Ziele und Prozesse werden also nicht mehr langfristig aufgesetzt, sondern iterativ, in kurzen Zyklen variabel angepasst.
Agilität an sich ist grundsätzlich keine Strategie, Methode oder Struktur, sondern eine Denk- und Handlungsweise.

Agilität als Ziel der Teamentwicklung

Viele Teamentwicklungen, die ich zurzeit begleite, finden wegen bevorstehender oder laufender digitaler Transformationsprozesse der auftraggebenden Unternehmen statt. Eine wichtige Etappe der Transformation ist dabei die Entwicklung von Teams in Richtung agiles Arbeiten. In erster Linie sollen die Mitarbeiter dabei befähigt werden, agil zu denken und zu handeln.

Nicht jedes Team heißt die geplante Teamentwicklung automatisch willkommen. Besonders Teams, die nicht im Software-Entwicklungsbereich tätig sind, fragen häufig irritiert, inwiefern agiles Arbeiten für sie überhaupt relevant ist. „Wir sind doch keine Entwickler. Scrum macht bei uns keinen Sinn.“ Dabei wird der Begriff agil fälschlicherweise mit Arbeitsmethoden wie Scrum oder Kanban gleichgesetzt. Sollten denn auch SachbearbeiterInnen einer Versicherung agil arbeiten, oder LehrerInnen, oder MitarbeiterInnen in einer Produktion?

Ist agiles Arbeiten das Nonplusultra der heutigen Unternehmen?

Grundsätzlich ist das sicher nicht der Fall. Nicht alle Aufgaben erfordern agile Arbeitsweisen und nicht in jedem Fall sind festgelegte, standardisierte Arbeitsweisen falsch oder ineffektiv. Nicht alles, was langjährig erprobt ist, hat heute keinen Wert mehr.

Und ganz wichtig: Teamentwicklungen mit der Zielsetzung agiles Arbeiten machen wenig Sinn, wenn in dem Unternehmen noch keine Kultur herrscht, die agiles Arbeiten möglich macht.

Welche Unternehmenskultur braucht agiles Arbeiten?

In agilen Unternehmen herrschen Werte wie Commitment, Offenheit, Mut und Eigenverantwortung. Das erfordert ein breit aufgestelltes Organigramm im Gegensatz zu den herkömmlichen Pyramiden- oder Wasserfall-Organisationen. Die Hierarchien sind flach, die Organisation ist von Transparenz und offenen Diskussionen geprägt. Das erfordert wiederum eine ausgereifte Kommunikations- und Feedbackkultur. Die Mitarbeiter sind an der Zielbildung beteiligt und entsprechend committet. Fehler werden in regelmäßigen Retrospektiven offengelegt und neue Lösungen gefunden. Effektivität geht vor Perfektionismus.

Besonders wichtig ist dabei die Zusammenarbeit im Team. Die Teams verantworten eigenständig die Einteilung der Arbeit und die Kontrolle der Abläufe. Sie versuchen sich ständig zu verbessern und weiterzuentwickeln. Die Führungskräfte unterstützen die Arbeitsfähigkeit der Teams, d.h. ihr Aufgabenspektrum verändert sich vom traditionellen Anleiten und Kontrollieren hin zum Coachen, Ermöglichen und Empowern.

Viele Unternehmen sind bereits auf dem Weg, agile Werte und Methoden auf- und auszubauen. Vor der Einführung von agiler Teamarbeit sollte zunächst der Boden für agile Werte bereitet werden. Führt man vorschnell agilen Methoden ein, geht man u.U. von der Annahme aus, dass ein neues Umfeld, bzw. neue Methoden auch das Denken der Mitarbeiter automatisch verändert. Das funktioniert leider nicht, solange die herrschende Unternehmenskultur nicht dazu passt.

Nehmen wir das Beispiel Fehlerkultur

Wie sollen sich Mitarbeiter bspw. offen über Fehler austauschen, wenn in der Kultur des Unternehmens Fehler etwas ganz Schlimmes sind, die es unbedingt zu vermeiden gilt? Vielleicht gibt es die Erfahrung in der Firmenhistorie, dass Mitarbeiter wegen Fehlern gehen mussten und so besteht eine gute Übung darin, Fehler möglichst zu vertuschen, oder beim Bekanntwerden schnell einen anderen zu beschuldigen, um nicht selbst „ins Visier“ zu kommen.

Nehmen wir an, in einem solchen Unternehmen kommt ein Teamleiter motiviert von einer Fortbildung zum agilen Arbeiten zurück und will begeistert Retrospektiven einführen. Er wird leider bald feststellen, dass sich seine Mitarbeiter in den Meetings eher stumm verhalten. Der Nutzen von Retrospektiven wird dann schnell ad absurdum geführt, wenn bei solchen Meetings „sowieso nichts raus kommt“.

Agile Prinzipien und Methoden können nur erfolgreich in Unternehmen eingeführt werden, die dafür reif sind.

Die dafür nötigen Werte und das Mindset entstehen nicht von heute auf morgen, sondern in einem Prozess, der in der Regel über Jahre geht. Diese Zeitperspektive stimmt viele Verantwortliche nicht gerade froh.

Meine Empfehlung ist, frühzeitig an der Entwicklung eines agilen Mindsets zu arbeiten, um den Boden für agile Zusammenarbeit zu bereiten.

Wesentliche Schritte auf dem Weg Richtung Agilität

Zum Aufbau von agilen Werten, Fähigkeiten und Verhaltensweisen, arbeitet man mit Teams am besten an folgenden Themen:

  • Ausbau der Kooperationsbereitschaft, Förderung von echter Zusammenarbeit und damit Zurückstellen von Eigeninteressen
  • Wertschätzende und unterstützende Haltung zur Teamarbeit
  • Werte, Vorstellungen und Ziele auf den Prüfstand stellen
  • Klare und offene Kommunikation
  • Feedbacktechniken
  • Umgang mit Konflikten
  • Selbsterkenntnis, Selbstreflexion und Feedback
  • Struktur-, Prozess- und Priorisierungskompetenzen

Für die Weiterentwicklung in jedem Bereich gibt es sehr unterschiedliche Ansätze und Möglichkeiten. Als Beispiel sei hier das Thema Kommunikationskultur skizziert:

3 Tipps zur Weiterentwicklung der Kommunikationskultur im Team

1. Regelmäßige Meetings ausbauen

In Teams sollte sich regelmäßig ausgetauscht werden. Oftmals finden diese Austausche zu selten statt und sind dann oft zu lang. In Anlehnung an die Daily Standups aus der Scrum-Methodik, hilft es dem Aus- und Aufbau einer lebendigen, transparenten Kommunikationskultur, sich in kurzen Abständen über den aktuellen Status auszutauschen, etwa eine Viertelstunde am Morgen. Hierbei können heraufkommende Probleme frühzeitig angesprochen werden und zusätzliche Unterstützung aus dem Team erfragt werden. Hilfreich zur Akzeptanz dieser Kurzmeetings ist es, sie wirklich möglichst kurz zu halten und dennoch jeden und jede zu Wort kommen zu lassen.         

2. Fortschritt transparent darstellen

Auf einem Board an der Wand wird handschriftlich oder projiziert für jedes Teammitglied transparent dargestellt, wer gerade an welcher Aufgabe oder Projekt arbeitet. Ebenso werden die Aufgaben, die bereits erledigt sind und die Aufgaben, die als nächstes anstehen, visualisiert. So kann jede und jeder Fragen stellen, Ideen einbringen oder Unterstützung anbieten.

3. Kurze Feedbackschleifen einführen

Zum Ausbau der Feedbackkultur hilft es, regelmäßige Feedbackschleifen zu implementieren. Häufig fällt es Mitarbeitern nicht leicht, sich wertschätzend und unterstützend zu loben und kritisieren. Feedbacktechniken können bei Bedarf auch in speziellen Trainings grundlegend eingeführt werden. Für den Aufbau einer Fehlerkultur, das Durchführen von Retrospektiven und jegliche Weiterentwicklungsprozesse sind Feedbackfähigkeiten unabdingbar. Regelmäßiges Feedback kann es sowohl zum Aufgabenstatus geben. Was läuft gut? Was kann verbessert werden? Gleichzeitig sollte aber auch das zwischenmenschliche Feedback nicht außer Acht gelassen werden. Wie läuft unsere Zusammenarbeit? Wie geht es mir aktuell im Team? Was brauche ich für mich?

Fazit:

Agiles Zusammenarbeiten ist sicher ein erfolgreicher Weg auf dem heutigen globalen Markt. Allerdings setzt agiles Arbeiten eine grundlegende Haltung, Werte und Denkweisen voraus. Sind diese im Unternehmen noch wenig ausgebildet, ist es sinnvoll als Vorbereitung auf dem Weg zum agilen Arbeiten, die Basis mit Maßnahmen zu legen, die die Kommunikation, Feedbackkultur etc. ausbauen und erweitern.

Wenn Sie mehr zum Thema agile Teams erfahren möchten, sprechen Sie mich gerne an.

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