Teambuilding – Menschen, Strukturen und Aufgaben erfolgreich synchronisieren

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Team ist das Teambuilding. Wie formt sich ein Team und womit stattet es sich aus, um bestmöglich an den Start zu gehen? Welche Voraussetzungen zu einem optimalen Teambuilding gegeben sein müssen, wie es abläuft und welche Formen es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie muss ein erfolgreiches Team aufgestellt sein?

Die Anforderungen des Marktes in unserer immer komplexer werdenden Gesellschaft begegnen wir am erfolgreichsten mit vielfältigen Kompetenzen und Fähigkeiten.
Würde jede/r Mitarbeiter/in in einem Unternehmen einzelne Aufgabenbereiche allein bearbeiten, wären die komplexen Aufgabenstellungen nicht mehr zu bewältigen.
Im Team verzahnen sich die unterschiedlichen Kompetenzen. Ziele können gemeinsam effektiv und effizient erreicht werden. Und insbesondere Innovation entsteht durch Kooperation im Team.

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Nun reicht es aber bekanntlich nicht aus, die besten Fachexperten miteinander zu versammeln und Arbeitsbereiche zu verteilen. Erfolgreiche Teamarbeit entsteht in einem Zusammenwachsen der Mitarbeiter in ein echtes Team.

Als optimale Gruppengröße wird meist die Anzahl von drei bis acht Personen genannt. Je enger Gruppen an konkreten Themen zusammenarbeiten, desto kleiner sollte die personelle Einheit sein. Je mehr Personen an etwas beteiligt sind, desto größer die Neigung, sich auf die anderen zu verlassen. Hier hat sich der Begriff des „social loafing“ etabliert. In größeren Teams kann man Untergruppen bilden, wie Tandems oder Zellen.
Bei der Bildung eines Teams stellt sich den Verantwortlichen auch die Frage des Teamdesigns: Sollen die Mitglieder möglichst homogen in Persönlichkeit, kulturellen Hintergrund, Arbeitsstil und Qualifikation sein oder möglichst heterogen?

Homogen oder heterogen?

Homogene Teams haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, sich schneller zu verstehen und bieten weniger Konfliktpotential. Es besteht jedoch die Gefahr, dass die geringere Ressourcenvielfalt auch weniger Kreativität und Innovationsgeist erzeugt. Es kann sich schnell einen recht harmonischer Umgang ausbilden, der aber auch einen sozialen Anpassungsdruck bringen kann und Ideen „out of the box“ unterdrückt.

Heterogene Teams weisen zwar Leistungsvorteile auf, können jedoch eher instabil sein. Der erhöhte Koordinationsaufwand zur Nutzung der Ressourcenvielfalt ist für die Leistung des Teams hinderlich. Problematisch kann es insbesondere bei sehr unterschiedlicher Wertehaltung im Bereich der Leistung werden. Schwierig ist auch ein starkes Intelligenzgefälle. Je heterogener ein Team ist, desto mehr braucht es Entwicklung und Reflexion über eigenes Verhalten sowie das gemeinsame Ziel.

Wie wird ein Teambuilding erfolgreich?

Team arbeiten erfolgreich miteinander, wenn folgendes bereits in der Startphase geklärt und definiert wird:

Die Aufgaben: Wer ist der Kunde? Was will der Kunde? Wie ist die Marktsituation? Was ist unser Ziel? Welche Vision haben wir? Was erwartet unser Unternehmen von uns? Welche zeitlichen Anforderungen gibt es? Wie priorisieren wir? Wozu committen wir uns?

Die Struktur: Wie sind wir aufgestellt? Wer hat welche Rolle und Verantwortlichkeiten? Wer hat welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen? Wie laufen die Entscheidungsprozesse? Wer führt? Welche Prozesse und Abläufe werden definiert? Welche Arbeitsmittel und Tools nutzen wir?

Die Zusammenarbeit: Wie gehen wir miteinander um? Welche Erwartungen und Bedürfnisse haben wir an die Zusammenarbeit? Wobei und wie wollen und können wir kooperieren? Wie kommunizieren wir? Welche Meetings brauchen wir?

Das Miteinander: Wer sind wir? Was macht uns als Team aus? Welche unterschiedlichen Persönlichkeiten sind wir? In welcher Form geben wir uns Feedback? Wie gehen wir mit Fehlern um? Inwiefern vertrauen wir einander? Wie gehen wir mit Konflikten um? Wie vereinbaren wir unser berufliches Leben mit unserem privaten Leben?

Warum sind Teambuilding Maßnahmen sinnvoll?

Mir als Teamentwicklerin erscheint es als eine Selbstverständlichkeit, dass das Zusammenfinden als Team nicht einfach automatisch läuft. Teams müssen zunächst bewusst den Weg der Bildung und des Kennenlernens gehen, um zusammen zu finden und optimal miteinander zu performen.

Ich bin in meinem Berater-Alltag immer wieder überrascht, wie wenig Gedanken sich Führungskräfte oftmals zu Themen wie Zusammenarbeit, Konfliktfähigkeit oder Fehlerkultur in ihrem Team machen.
Auf diese Themen angesprochen, nicken die meisten wissend. „Ja klar, ist wichtig, wissen wir“. Schaue ich aber auf das Ablaufen der Teambildung, sehe ich oft, dass in Startphasen Teams „von oben“ personell zusammengestellt werden, Aufgaben verteilt werden und sich mit Volldampf in die Arbeit gestürzt wird. Auftretende Probleme werden dann häufig an vermeintlich „schwierigen Mitarbeitern“ oder der herausfordernden Marktsituation festgemacht.
Die meisten neuen Teams sind zunächst einmal eine Gruppe unterschiedlicher Individuen, die sich kaum kennen. In den sich heute immer schneller bewegenden Märkten bleibt Teams wenig Zeit, sich langsam zu beschnuppern und miteinander einzufinden. Um den Prozess der Teamfindung zu beschleunigen, und die notwendigen Themen erfolgreich zu bewältigen, empfehlen sich Teambuilding Maßnahmen.

Was sind die Ziele eines Teambuildings?

Ich benutze den englischen Begriff Teambuilding als Abgrenzung von der natürlichen Phase der Teambildung oder Teamfindung, die automatisch abläuft, wenn ein Team zusammengestellt wird. Teambuilding wird hier verstanden als eine organisierte Maßnahme in der Phase der Teambildung.

Die Ziele einer Teambuilding-Maßnahme sind:

• Schaffen eines positiven Arbeitsklimas
• Bilden einer Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und den Gruppenzusammenhalt
• Entstehen eines gemeinsamen, starken Spirits und einer Team-Identität
• Sinn, Situation und Ziele der Aufgabe verstehen
• Grundsteinlegung für die Teamkultur
• Kennenlernen der Persönlichkeiten, Skills, Stärken und Ressourcen der Teammitglieder
• Aufbau der internen Kommunikation
• Grundlage schaffen für eine Feedback-, Konflikt- und Fehlerkultur

Wie entwickelt sich eigentlich ein Team?

Bruce Tuckman, ein US-amerikanischer Psychologe, entwickelte 1965 das bekannte Phasenmodell für die Teamentwicklung, die sogenannte Teamentwicklungsuhr.

Phasenmodell für die Teamentwicklung, die sogenannte Teamentwicklungsuhr, nach Bruce Tuckman www.teamentwicklung-berlin.net

Obwohl es schon in die Jahre gekommen ist, halte ich das Teamentwicklungsmodell von Bruce Tuckman für ein hilfreiches Erklärungsmodell. Es beschreibt die Dynamik und Aufgaben in der Entstehungsphase von Teams. Im Uhrzeigersinn zeigt es die vier Phasen der Entwicklung eines Teams bis zu seiner Reife.

Mir als Beraterin hilft das Entwicklungsmodell von Tuckman bei der Analyse des Entwicklungsstandes eines Teams, wenn ich das Team neu kennenlerne.
Im Teambuilding kann es auch dem Team als Instrument dienen, um zu reflektieren, wo es steht und welchen Weg es weiter zu gehen hat. Ich erlebe oftmals erleichterte Reaktionen bei Teilnehmern meiner Teamentwicklungen, wenn sie mit dem Modell feststellen, dass es ganz normal ist, dass es in Teams in Phasen Reibereien und Unsicherheiten gibt und dass diese, wenn sie gelöst werden, der Formierung eines starken Teams helfen. Sie erkennen klare Lernfelder und Herausforderungen, die sie dann gezielt angehen können.
Die einzelnen Entwicklungsphasen wiederholen sich, wenn ein neues Teammitglied in ein bestehendes Team eintritt oder sich eine Änderung der Aufgabenstellung ergibt.

Von einem gut funktionierenden Team kann erst dann gesprochen werden, wenn die Gemeinschaftsleistung die Summe der Einzelleistungen übersteigt.

Wie alle Modelle, ist Tuckmans Phasenmodell eine vereinfachende Beschreibung der Entwicklung. Wie sie tatsächlich verläuft, hängt von den beteiligten Personen, der Aufgabe und der Umwelt ab. Manche Teams erreichen nie ein Stadium, indem sie wirklich gut performen.

Die 5 Phasen des Entwicklungsweges von Teams

Tuckman hat den Entwicklungsweg von Teams in fünf Phasen geteilt und diese mit gut merkbaren Überschriften versehen: Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning. Genauer betrachtet stehen dahinter:

Phase 1: Forming

In der Einstiegs- und Findungsphase machen sich die Teammitglieder miteinander bekannt. Man lernt sich kennen, erste Ziele und Regeln werden definiert und die Bearbeitung der Aufgaben startet. Die Beziehungen der Teammitglieder untereinander sind noch unklar.
Daher gehen die meisten vorsichtig, höflich und abwartend miteinander um. Auch der Arbeitsauftrag und die Ziele sind meist noch unscharf. Für mich passt hier das Bild einer angezogenen Handbremse ganz gut.
Von der Führung braucht das Team insbesondere Orientierung, klare Rahmenbedingungen und das Vorleben und Etablieren eines respektvollen und offenen Umgangs miteinander.

Als unterstützende Teambuildings-Maßnahmen bieten sich Kick-offs oder Strategie-Workshops an, in dem Ziele, Strategien, Arbeitsabläufe und Rollen definiert werden.
Sie sind auch der Startpunkt für spätere regelmäßige Reviews der Zusammenarbeit.
Alternativ können positive, spielerische Gruppenerlebnisse wie bespielweise Outdoor-Maßnahmen das bessere Kennenlernen erleichtern und eine Kommunikationskultur entstehen lassen. Dabei sollten Führungskräfte darauf achten, dass die Ausrichtung dieser Erlebnisse, Events und Spiele nicht auf Wettbewerb ausgerichtet sind, die Sieger und Verlierer produzieren und Konflikte heraufbeschwören.

Phase 2: Storming

In der sogenannten Auseinandersetzungs- und Streitphase haben sich erste Gewohnheiten etabliert und es kann zu Unstimmigkeiten über Prioritätensetzungen, Arbeitsauffassung und die Art des Umgangs miteinander kommen. Ziele und Aufgaben werden kritisch hinterfragt. Die Teammitglieder äußern Meinungen, knüpfen engere Beziehungen und verteidigen ihre Interessen. Oftmals treten Machtkämpfe um die Führung, Einfluss auf die Themen und den Status in der Gruppe auf. Entsprechend der Konfliktkultur im Unternehmen und im Team zeigen sich diese offen oder eher verdeckt. Dadurch entstehen Spannungen zwischen den Teammitgliedern. Es herrscht Unruhe und Instabilität. Die Kommunikation bildet sich weiter aus und kann im negativen Fall unproduktiv werden.

Spannend für mich als Beraterin ist es, wenn ich in der Storming-Phase ein Team kennenlerne und wir die Teamentwicklungsphasen durchsprechen. Ich bitte dann die Teammitglieder zu einer Einschätzung ihrer Phase, bzw. analog zum Modell, wieviel Uhr es bei ihnen im Moment ist. Die meisten verorten sich in der Forming-Phase oder bereits in der folgenden Norming-Phase. Nur wenige sehen, dass sie sich mitten im Storming befinden. Im Ausblenden der unerwünschten und häufig wenig akzeptierten Konflikte kann eine Teambuilding-Maßnahme, die die Zusammenhänge zutage fördert und produktiv verarbeiten lässt, besonders hilfreich sein.
Hier bieten sich beispielsweise in Workshops spielerische Aufgaben an, indoor oder outdoor, in denen gemeinsam Probleme analysiert und gelöst werden müssen. In der Reflexion des gelaufenen Prozesses und der Analyse der Kommunikation lassen sich schnell Parallelen zur aktuellen Situation herauskristallisieren, heraufkommende Konflikte besprechen und gemeinsame Regeln für den Umgang festlegen.
Maßnahmen, die unausgesprochene Dinge zu Tage bringen, den Austausch intensivieren und sich mit Emotionen beschäftigen unterstützen Teams in dieser Phase am besten.

Phase 3: Norming

In der Regelungs- und Übereinkommensphase haben die Teammitglieder ihre Rollen, Regeln und Verhaltensnormen gefunden, ein Wir-Gefühl ist entstanden und es wird verstärkt kooperiert. Die Beziehungen sind harmonischer. Man kann die Eigenarten der anderen besser verstehen. Die gegenseitige Akzeptanz steigt und das Team wendet sich verstärkt seiner Aufgabe zu. Im gelungenen Falle haben die Teammitglieder gelernt, wie sie Konflikte austragen. Informationen und Gedanken werden offen ausgetauscht, Kooperation entsteht.
Eine Grundlage der steigenden Offenheit und verbesserten Kommunikation in der Norming Phase ist das nun angestiegene Vertrauen untereinander.

Als weitere Teambuildings-Maßnahmen helfen in dieser Phase, Strategie-Workshops in der nun wieder vermehrt auf der kognitiven Ebene Planerisches, Inhaltliches und Prozessuales weiterentwickelt wird.

Phase 4: Performing

Gelingen die ersten drei Entwicklungsphasen, so tritt das Team in die vierte Phase, die sogenannte Arbeits- und Leistungsphase. Die Energie, die zuvor in gruppendynamische Klärungsprozesse geflossen ist, kann sich nun auf die Arbeitsaufgaben fokussieren. Die Teammitglieder gehen offen miteinander um, sie kooperieren und helfen sich gegenseitig. Die echte Zusammenarbeit hat begonnen. Man vertraut einander und arbeitet Hand in Hand, Synergie-Effekte entstehen. Es herrscht eine Atmosphäre von Anerkennung, Akzeptanz und Wertschätzung. Die Rollen können durchaus flexibel zwischen Personen wechseln. Konflikte werden offen und konstruktiv angesprochen und geklärt. Die Identifikation mit dem Team und seinen Zielen ist hoch. Gemeinsam optimiert das Team bestehende Strukturen.

Hat das Team diese Phase erreicht, sind keine besonderen Teamentwicklungs-Maßnahmen mehr notwendig. Wichtig ist, dass die offene Kommunikation und Feedback-Prozesse aufrecht gehalten werden, um neue Anforderungen erfolgreich zu integrieren und sich gemeinsam weiterzuentwickeln.
Als Anerkennung können belohnende Incentives wie Feste, gemeinsame Essen, Theaterbesuche oder ähnliches dienen. Besonders wenn Meilensteine erreicht werden oder große Aufgaben abgeschlossen werden, hilft ein gemeinsames Feiern der Motivation und fördert die Loyalität zum Arbeitgeber.

Nicht übersehen werden sollte, dass der Teamentwicklungsprozess wieder von vorne startet, wenn auch nur ein einziges neues Mitglied ins Team kommt. Meist durchläuft das Team diesen Prozess schneller. Wurde der Weg der Teambildung aktiv angegangen und darüber regelmäßig kommuniziert, fallen die notwendigen Schritte zur Integration eines neuen Teammitglieds deutlich leichter.

Phase 5: Adjourning

Die Auflösungsphase wird oftmals im Zusammenhang mit Tuckmans Modell nicht mehr erwähnt. Er ergänzte seine fünfte Phase erst nachträglich und in dem Schaubild der Teamentwicklungsuhr hat sie auch keinen Platz mehr.
In dieser Phase kommt ein Team, wenn es aufgelöst wird. Hier geht es neben dem Dokumentieren und Sichern der Arbeitsergebnisse auch um eine Rückschau auf die gemeinsame Zeit, Feedback und Reflexion des Gelernten. Eine wichtige Rolle spielt auch der Abschied und das Loslösen von den Teamkollegen und Anerkennen der damit verbundenen Emotionen. Helfen kann hierbei offen ausgesprochener Dank und eine Art einer Abschiedszeremonie.

Woran scheitern Teambuilding-Maßnahmen in der Praxis?

Gut gemeint ist leider noch lange nicht gut gemacht. Teambuildings-Angebote gibt es schon seit vielen Jahren und ihre Vielfalt nimmt rasant zu. Viele haben schon einiges erlebt und so entwickelt sich ein immer breiteres, manchmal abenteuerlicheres bis atemberaubendes Angebot, um die Teilnehmenden zu motivieren und zu beeindrucken. Verantwortliche lassen sich dann u.U. von dem Angebot locken: „Sowas haben wir ja noch nie gemacht, klingt super spannend“. Sie gehen dabei selbstverständlich davon aus, dass irgendeine gemeinsame Aktivität schon automatisch einen teambildenden Nutzen bringen wird.
Doch nur, weil der Chef einen Segeltörn auf der Ostsee oder Wildwasserrafting im Gebirge richtig spannend findet, gilt dies noch lange nicht für alle Gruppenmitglieder. Manch ein Teilnehmender sagt vielleicht kurzfristig mit vorgeschobener Krankheit den geplanten Team-Segeltörn ab aus Angst, seekrank zu werden und weil er sich nicht als „Weichei“ outen möchte. Eine andere erstarrt im Kletterpark vor Höhenangst, muss gerettet werden und fühlt sich anschließend schlecht. Das ist keine gute Grundlage für den Aufbau von Vertrauen und einer positiven Teamdynamik.
Gerade Teambuilding-Maßnahmen mit sportlichen Elementen sollten stets vorab mit allen Teilnehmenden durchgesprochen werden und niemand sollte ins „kalte Wasser geworfen werden“. Teambuilding-Maßnahmen sollten nicht auf Entertainment ausgelegt werden und von einem professionellen Coach begleitet werden.
Das gilt auch für interne Teambuilding Maßnahmen. Ein psychologisch geschulter Coach kann im Rahmen der Maßnahme gezielt auf jeden Teilnehmenden eingehen und so eine problematische Gruppendynamik verbessern. Werden Spielideen von den Einzelnen abgelehnt, kann er oder sie Alternativen anbieten.

Fazit:

Damit ein neu aufgestelltes Team erfolgreich seine Ziele erreicht, muss es sich aktiv und bewußt organisieren und sich miteinander in allen wichtigen Fragen der Zusammenarbeit abstimmen.

Ein organisiertes Teambuilding lenkt den spannenden Prozess der Teamfindung in produktive Bahnen. Gleichzeitig beschleunigt es die unausweichliche Phase der Reibung und hilft, dass sich die Rollen, Strukturen, Beziehungen und Kommunikationsformen eines Teams produktiv und positiv ausbilden.

Es gibt unterschiedliche Formen und Maßnahmen analog zum jeweiligen Entwicklungsstandes eines neuen Teams. Professionelle Berater unterstützen bei der Planung, Auswahl, beim Setting und begleiten die Durchführung.

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