Virtuelle Integration ins Team und die Unternehmenskultur

Aktuell nehmen die meisten Teams und Unternehmen bedingt durch die Pandemie neue Mitarbeiter:innen virtuell an Bord und integrieren sie überwiegend remote in das Unternehmen.

Für viele ist dies eine neue Aufgabe und eine Herausforderung, die neue Herangehensweisen und Ideen bedarf.

In diesem Artikel zeige ich:

• wie man das Kennenlernen auf Distanz vereinfachen und unterstützen kann,
• wie es gelingt, die Unternehmenskultur spürbar zu machen,
• wie die wichtigen Grundsteine zur Zusammenarbeit gelegt werden,
• wie die „Neuen“ auch die ungeschriebenen Gesetze der Unternehmenskultur kennenlernen können
• und wie neue und langjährige Mitarbeiter:innen erfolgreich miteinander vernetzt werden können.
  

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Wie sieht eine erfolgreiche Integration von neuen Mitgliedern ins Team und ins Unternehmen aus?

Wenn das Onboarding und das Teambuilding optimal funktioniert, dann durchlaufen die Neuen eine strukturierte Phase des Kennenlernens und der Einarbeitung.
Dabei lernen sie jede:n Kolleg:in, die Stärken und Kompetenzen im Team, die Rollenverteilung und die Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen.
Über das Team hinaus eignen sie sich natürlich Wissen über die Produkte und Dienstleistungen an, erfahren die Geschäftsstrategie, Vision und Mission und bekommen einen Überblick über alle Bereiche innerhalb des Unternehmens.

Im positiven Fall nehmen die neuen Mitarbeitenden diese Informationen nicht nur auf, sondern sie begeistern sich dafür, identifizieren sich damit und entwickeln auch eine emotionale Verbindung zum Unternehmen und einen Stolz, dazu zugehören. Das ist eine wichtige Voraussetzung für den Aufbau von Loyalität, Vertrauen und Motivation.

Was muss man über ein Unternehmen oder eine Organisation wissen, um es/sie gut zu kennen?

Welche Kultur herrscht im Unternehmen? Welche sind die wichtigen Werte? Wie ernsthaft sind die Aussagen, die auf der Webseite stehen oder die Leitlinien, die im Rahmen auf dem Flur hängen, gemeint?
Wie ist die Firmengeschichte? Worauf ist man stolz? Welche Errungenschaften der Vergangenheit werden wertgeschätzt? Wie sind Marktposition und Wettbewerb?

Und dann gibt es noch die vielen unaufgeschriebenen Regeln des Miteinanders. Spricht man XY besser nicht vor 12 Uhr an? Mit welcher Strategie kommt man bei HR am einfachsten weiter? Sind farbige Socken bei Kundenterminen ein No-go?
Wie verhalte ich mich, wenn sich ein Konflikt zusammenbraut? Spreche ich ihn früh an und bei wem? Hoffe ich lieber darauf, dass er sich vielleicht von selbst auflöst?
Darf ich meiner/m Vorgesetzten direktes Feedback geben? Sind Verbesserungsvorschläge jederzeit willkommen?

Was ist wesentlich für ein gelingendes Teambuilding?

Innerhalb des neuen Teams gilt es natürlich auch die Persönlichkeiten, Aufgaben, Rollen, Strukturen, Prozesse etc. kennenzulernen.
Daneben sollten die Bedingungen der Zusammenarbeit besprochen werden. Hier geht es um Fragen wie:
Wie gehen wir miteinander um? Wobei und wie wollen und können wir kooperieren? Wie kommunizieren wir? Welche Meetings brauchen wir?
In welcher Form geben wir uns Feedback? Wie gehen wir mit Fehlern um? Wie gehen wir mit Konflikten um? Wie vereinbaren wir unser berufliches Leben mit unserem privaten Leben?
Im besten Fall wächst in der Phase auch ein positives Wir-Gefühl, die eigene Team-Identität.
Diese ist sinnstiftend für die tägliche Arbeit, gibt Motivation und baut Vertrauen untereinander auf.

Welche Herausforderungen stellt die virtuelle Situation bei der Eingliederung von neuen Mitarbeitenden?

Nun habe ich schon eine ganze Reihe wesentlicher Aufgaben aufgelistet, die in der Integration von neuen Mitarbeitenden zu erfüllen sind. Das ist schon in Präsenz ein Prozess über Zeit, der sich nicht innerhalb von wenigen Tagen vollzieht.

Viele dieser Aspekte lassen sich live im Büro direkt erleben und mitbekommen, ohne dass dafür ein spezieller Termin angesetzt werden muss.
Die größte Hürde in der virtuellen Situation stellt der Fakt dar, dass die Neuen in der Regel nicht oder nur zeitlich ganz kurz vor Ort das Unternehmen und die Kolleg:innen treffen können und die wichtige Phase des sich genauer Kennenlernens, der Vertrauensaufbau etc. kommunikativ durch die virtuelle Kommunikation eingeschränkt sind.

Wie ich es auch schon in meinem Artikel „Virtuelle Teams, auch remote in guter Verbindung“ beschrieben habe, ist die Kommunikation virtuell durch einige Faktoren eingeschränkt:

• Ich nehme den anderen nur als „Kopfmensch“ wahr, viele wichtige Wahnehmungskanäle sind eingeschränkt oder nicht möglich. Man sieht die andere Person nur in einem Ausschnitt, der Ton ist nicht optimal, weitere Sinneskanäle sind nicht verfügbar.
• Die virtuellen Gespräche sind anstrengender durch technische Störungen wie Video im Gegenlicht, schlechter Ton, Zeitverzögerungen in der Übertragung.
• Es gibt häufig weniger Konzentration in der virtuellen Begegnung durch aufpoppende Nachrichten am Bildschirm, Kinder, Haustiere oder Mitbewohner.
• Viele sitzen täglich stundenlang vor dem Bildschirm, auch in Videomeetings. Das bedeutet eine abnehmende Konzentrationsfähigkeit nach langen Stunden am Bildschirm.
• Inzwischen ist wissenschaftlich nachgewiesen, dass Oxytocin, der Botenstoff der Verbindung, in der virtuellen sozialen Interaktion nicht ausgeschüttet wird. Oxytocin fördert das Wir-Gefühl, macht uns empathisch und hemmt den Aggressionstrieb. Das fehlt in der virtuellen Beziehung.
• Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass in der fehlenden gemeinsamen Bürozeit auch die beiläufigen, ungeplanten Situationen nicht mehr vorkommen. In der gemeinsamen Büroanwesenheit bekommt man mit, was die anderen gerade machen, wie es ihnen geht, wer mit wem häufig im Kontakt ist, wer wen eher meidet, wer welchen Arbeitsstil hat, wie der Biorhythmus der Kolleg:innen ist usw.

Das virtuelle Dilemma für neue Teammitglieder

Für Teammitglieder, die schon lange Zeit miteinander arbeiten, bedeuten die virtuellen Bedingungen natürlich auch eine Belastung. Sind die zwischenmenschlichen Beziehungen aber insgesamt gut und fest, kann man damit gut umgehen.

Für neue Teammitglieder fehlen aber ganz entscheidende Orientierungsfaktoren, was die Integration in das Team deutlich erschwert. Es hängt davon ab, wieviel Aufmerksamkeit und Zeit sich das bestehende Team für die Integration der Neuen nimmt, wie eigeninitiativ die Neuen u.U. werden müssen. Aber gerade da sie noch neu sind, können sie schlecht wissen, ob sie den Kollegen X einfach mal direkt anrufen oder Kollegin Y auch am späten Freitagnachmittag noch bereit ist, Fragen zu beantworten.

Ich sehe die Rahmenschaffung für eine optimale Integration als gesamte Teamaufgabe. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie man diesen Prozess virtuell gestalten kann.

Ideen für den Start von virtuellen Teambuildings

Ideen zum besseren Kennenlernen:

• Das Team kann mithilfe einer Software Persönlichkeitsprofile und ein gemeinsames Teamprofil erstellen. Solche Profile bieten meist auch langjährig miteinander arbeitenden Menschen neue Erkenntnisse. Nach Erstellung des Profils trifft sich das Team und tauscht sich zu den Ergebnissen aus. Das kann intensiver oder weniger intensiv gestaltet werden, je nachdem wie tief man in ein gegenseitiges Feedback dabei geht. Auf jeden Fall helfen solche Persönlichkeits- und Teamanalysen blinde Flecken zu verkleinern und sein Selbstbild mit einem Fremdbild abzugleichen.

Mögliche Anbieter hierfür sind bspw. Hogan Profile, Teamscope oder Matchmanao.

• Zum Kennenlernen kann man auch jedes Teammitglied eine persönliche Pinnwand über sich erstellen lassen. Hier kann jeder etwas von sich erzählen, was er oder sie gerne mitteilen mag. Das können Fotos sein, Hobbies, Haustiere, Lebenskontext, Musik usw. Solche Profile lassen sich gut auf Tools anlegen wie: Padlet, Miro, Mural o.ä.

• Das Team kann ein gemeinsames Teammeeting zur „Teamgeschichte“ machen. Dabei erzählt jede:r, wie das Unternehmen, das Team, die Aufgaben, die Marktsituation waren, als er/sie in das Unternehmen kam, wie es sich weiterentwickelt hat, was Schwierigkeiten waren und welche Erfolge es gab. Es beginnt die Person, die am längsten da ist und erzählt bis zu dem Zeitpunkt, an dem die nächste ins Team gekommen ist. Das neueste Teammitglied kann beispielsweise erzählen, was in den ersten Tagen und Wochen schon spürbar war und was vollkommen überraschend ist.

• Ein weiterer Ansatz ist es, einen Teamworkshop zum Thema „Wer sind wir?“ abzuhalten und dabei ein Team-Canvas zu erstellen. Ein Team-Canvas ist eine Übersicht über alle wichtigen Aspekte eines Teams auf einem Board. Das spannende an der Arbeit mit einem Canvas ist der Prozess und die Diskussionen miteinander, um jedes Feld auf der Canvas treffend zu formulieren. Die Aspekte wie: Was ist der Zweck unserer Zusammenarbeit? Welches sind unsere Ressourcen? Wer sind unsere wichtigen Kunden? etc. müssen auf das Wesentliche herunter gebrochen werden, um in die Felder zu passen.

Team Canvas Metakomm

Hier sehen Sie ein Template-Beispiel für ein Team-Canvas.
Die Felder können natürlich beliebig benannt werden.

Wenn Sie Interesse an diesem Canvas haben, schicken Sie mir Hier eine kurze Nachricht, dann sende ich es Ihnen gerne zu.

Gemeinsame virtuelle Aktivitäten, um zusammen Spaß zu haben

Das Corona-Jahr hat viele Teambuilding-Aktivitäten auch in der virtuellen Welt möglich gemacht. Die Anbieter übertreffen sich mit originellen Angeboten, die in allen Preiskategorien zu haben sind.

Hier einige Beispiele:

• Gemeinsames Singen, Musizieren
• Trommel-Workshop mit dem Bau eigener Instrumente
• Karaoke (smule.de)
• Virtuelle Quizzes (Kahoot)
• Virtuelle Schnitzeljagd (Actionbound)
• Escape-Rooms
• Speed-Dating (wonder.me oder gather.town)
• Einen gemeinsamen Team-Film drehen
• Virtuelles Kochen, z.B. mit Zusenden von Koch-Boxen (hello fresh)
• Koch-Box-Wichteln (jede:r sucht eine Box für eine:n andere:n Kolleg:in aus)
• Winetasting, Käsetasting, Schokoladentasting etc.

Die von mir genannten Links erheben nicht den Anspruch, die „Besten der Besten“ zu sein. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht und selbstverständlich gibt es auch eine Menge anderer guter Anbieter.

Sehr unterschiedliche Angebote zu extern organisierten Aktionen findet man z.B. auf wegmitdemchef.

Regelmäßige Maßnahmen für den Team-Alltag

Da die Integration in das Team kein einmaliger Vorgang ist, sondern ein Prozess über Zeit, empfehle ich regelmäßige Team-Aktionen in den Alltag einzubinden. Das könnten in Abstimmung mit den Team-Wünschen z.B. Folgende sein:

• Am Anfang jedes Team-Meetings kurze Check-ins mit persönlichen Fragen einbauen. Abwechslungsreiche Ideen finden sich hier: Check-in Generator, Tscheck-in
• Virtuelle Coffee-Breaks, gemeinsame Frühstücke, After-Work-Drinks etc.
• Meetings zum Knowledge-Sharing, evtl. auch für nicht direkt arbeitsbezogene Inhalte
• Team-Challenges
• Gemeinsame Charity-Projekte
• Training für einen virtuellen Marathon

Tools für virtuelles Feedback

Es kann auch für ein Team Sinn machen, sich einen Raum zu schaffen, wo die Teammitglieder sich asynchron Feedback geben können. Dazu könnte im Rahmen von Umfragen geschehen oder auf einem speziell eingerichteten virtuellen Feedback-Ort

• Permanente Feedback-Board auf Trello, Padlet o.ä. einrichten
• Eigenen Feedback-Channel erstellen auf Slack, Teams o.ä.
• Persönliche Feedbacks für die Kolleg:innen erstellen, z.B. auf kudobox.co
• Votings, Abstimmungen, Umfragen erstellen (flinga.fi, www.mentimeter.com)
• Feedback umfangreicher abfragen (surveymonkey.de, www.honestly.de)

Fazit

Es gibt virtuell unzählige Möglichkeiten, um sich als Team kennenzulernen, sich über die Zusammenarbeit zu vereinbaren, Ziele zu setzen usw. Die Pandemie hat mit der Weiterentwicklung von vielen Tools zur Vielfalt beigetragen.

Damit das Ganze aber auch stattfindet, braucht es im Team und von den Teamleitenden ein Bewusstsein über die Wichtigkeit des Teambuildings und wie wesentlich es ist, sich in der virtuellen Situation noch mehr Zeit dafür zu nehmen als sonst.
Die neuen Kolleg:innen werden sich freuen, wenn sie vielfältige Möglichkeiten bekommen, um das Team und das Unternehmen richtig kennenzulernen. Darüber hinaus arbeitet ein gut aufeinander ausgerichtetes Team, in dem eine hohe psychologische Sicherheit herrscht, erfolgreich, motiviert und selbstgesteuert miteinander.

Wenn Sie am Teambuilding Ihres Team arbeiten möchten, helfe ich Ihnen gerne dabei.
Sie erreichen mich, indem Sie auf den orangenen Button klicken.

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