Virtuelle Teams – auch remote in guter Verbindung

Aus Wochen sind Monate geworden, in denen viele Teams nun räumlich voneinander getrennt, virtuell zusammenarbeiten. In einigen Unternehmen ist das Homeoffice schon bis zum Jahresende festgelegt.

In anderen kehren die Mitarbeiter*innen teilweise zurück, entsprechend der persönlichen und räumlichen Situation.
Aber auch, wenn ein Teil des Teams wieder zurück im Büro ist, wird die Kommunikation mit dem Gesamt-Team vermutlich noch längere Zeit hauptsächlich virtuell stattfinden.
Wie haben sich diese langen Monate der virtuellen Zusammenarbeit auf den Teamzusammenhalt ausgewirkt? Was macht das mit der Kommunikation im Team? Wie verändern sich die Beziehungen zu den Kolleg*innen?

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Was sind die Unterschiede zwischen der face-to-face – und der virtuellen Kommunikation?

• Absicht und Planung von Kommunikation:

Jegliche Art der virtuellen Team-Kommunikation ist vorher geplant und hat eine Absicht. Man kann sich nicht mehr auf dem Weg zur Toilette oder in der Kaffeeküche über den Weg laufen. Das berühmte „zwischen-Tür-und-Angel-Gespräch“, das für einige Führungskräfte bisher die Hauptform der Team-Kommunikation darstellte ist so nicht mehr vorhanden. Man bekommt keine Gespräche oder Diskussionen mit „halben Ohr“ mit.
Wenn man eine*n Kolleg*in anruft oder ein Meeting ansetzt, hat man in der Regel einen Grund oder einen Gesprächsanlass.

⇒ Mögliche Auswirkungen in der Team-Zusammenarbeit:

Kolleg*innen mit denen man nicht so gut auskommt, kann man leichter umgehen, indem man sie seltener als andere kontaktiert. Das kann Gräben zwischen Kolleg*innen schaffen oder bereits vorhandene vergrößern.
Kolleg*innen, die noch nicht so lange im Team sind, die vielleicht während der Lockdown-Zeit ins Team gekommen sind, haben es deutlich schwieriger, persönliche Beziehungen zu den Kolleg*innen zu knüpfen.

• Strukturierung der Kommunikation:

Viele machen die Erfahrung, dass die Online-Meetings strukturierter verlaufen als die face-to-face-Meetings. Die Teilnehmenden verhalten sich oft disziplinierter. Bspw. ist Durcheinandersprechen online schwer möglich.

⇒ Mögliche Auswirkungen in der Team-Zusammenarbeit:

Die stärkere Struktur hemmt u.U. den Gesprächsfluss, die Spontaneität und ein „kreatives Chaos“. Dabei können in dem „vom Hölzchen aufs Stöckchen kommen“ ungeahnte Ideen schlummern.

• Wirkungsweisen der Kommunikation:

Die virtuelle Kommunikation hat im Vergleich zur direkten eine eingeschränkte Wirksamkeit.
Untersuchungen von Kommunikations-Forschern zeigen, dass in unserer face-to-face-Kommunikation die Gestik, Mimik und Körpersprache 55% zum Übertragen und dem Verständnis der Botschaft beitragen. Die Stimmmodulation wie Sprechgeschwindigkeit und Intonation unterstützen zu 38% das Verständnis des Gesagten, während die reine inhaltliche Aussage nur 7% ausmacht.
Virtuell gibt es verschiedene Kommunikationskanäle.
Die ausschließlich schriftliche Kommunikation per E-Mail oder Chat hat die größte Wahrscheinlichkeit zum Missverständnis. Sie verläuft asynchron, daher ist der direkte Anschluss auf die vorangegangene Botschaft manchmal umständlich.
Im Telefonat kann man leichter in einen Dialog treten und bei Unklarheiten direkt nachfragen. Es fehlen jedoch die körpersprachlichen Aspekte.
Videobesprechungen bieten viele „Übertragungskanäle“. Allerdings ist auch hierbei die visuelle und akustische Wahrnehmung eingeschränkt etwa durch eine kleine Bildgröße auf dem Monitor, eine mittelmäßige Kamera- und Mikroqualität oder eine schlechte Übertragungsqualität.
Besonders wichtig in der Kommunikation ist bekanntlich der Blickkontakt. In der virtuellen Kommunikation haben viele Kolleg*innen plötzlich einen „Silberblick“, weil sie auf den Monitor blicken, und nicht direkt in die Kamera. Für den Betrachter schaut das Gegenüber dann permanent an sich vorbei, was für eine konzentrierte, aufeinander bezogenen Kommunikation irritierend ist.

⇒ Mögliche Auswirkungen in der Team-Zusammenarbeit:

Damit die Übertragungsqualität besser ist, sind in vielen Meetings die Kameras ausgestellt, dadurch werden die Kommunikationskanäle weiter eingeschränkt.
In den meisten Teams hat sich inzwischen eine große Müdigkeit bezüglich von Video-Meetings eingestellt, deshalb werden sie oft so kurz wie möglich angesetzt. Die am Anfang der Pandemie oft noch begeistert aufgenommenen virtuellen informellen Video-Meetings wie gemeinsame Mittagspausen, Feierabend-Drinks etc. reizen heute nur noch wenige. Das reduziert aber wieder die Anzahl an zwanglosen, sozialen Zusammenkünften.

• Unterschiedliche virtuelle Kommunikations-Kompetenzen in Teams:

Die Teammitglieder sind meist unterschiedlich technikaffin. Die „Digital Natives“ und Menschen, die ohnehin schon einen großen Teil ihres Lebens online verbringen, tun sich leicht mit den neuen Chat-, Video-, Projektmanagement- und Kollaborationstools und beteiligen sich oft rege. Die sogenannten „Late-Adapter“ oder bisherigen Technik-Abstinenzler haben nun ein großes Aufholpotential zu absolvieren.

⇒ Mögliche Auswirkungen in der Team-Zusammenarbeit:

Es gibt ein Ungleichgewicht in der Beteiligung an der Team-Kommunikation. Einzelne können schneller „unsichtbar“ werden. Während man sich vor Ort im Büro automatisch über den Weg läuft und sich optisch wahrnimmt, „verschwinden“ Menschen virtuell, wenn sie sich nicht aktiv in der Kommunikation beteiligen.

• Eingeschränkte Wahrnehmung von Emotionen:

Mit den eingeschränkten Wirkungsweisen ist es besonders schwer, die Botschaften, die zwischen den Zeilen liegen zu entschlüsseln wie z.B. mitschwingende Gefühle, unterschwellige Unzufriedenheit, eigenen Unsicherheit usw. Zum Wahrnehmen dieser Gesprächsaspekte braucht man besonders die Körpersprache, den Gesichtsausdruck und den Stimmklang, aber gerade diese sind oft nur eingeschränkt wahrnehmbar.

⇒ Mögliche Auswirkungen in der Team-Zusammenarbeit:

Wenn Emotionen nicht wahrgenommen werden, können sie auch nicht angesprochen werden. Im Büro sehe ich es meinem/r Kolleg*in oft an der Nasenspitze an, dass etwas nicht stimmt. Fehlt diese Wahrnehmung, werden Missstimmungen nicht frühzeitig zum Thema gemacht und bauen sich zu handfesten Konflikten aus, bevor sie angegangen werden.

7 Ideen um die virtuelle Team-Kommunikation zu verbessern

1. Zum Ersatz für die fehlenden informellen Austauschgelegenheiten im Büro empfiehlt sich, falls noch nicht vorhanden, die Einführung eines informellen Chat-Tools. Hier sollte insbesondere die Führungskraft als Vorbild aktiv voran gehen, Beiträge posten und damit zeigen, dass die Nutzung explizit gewünscht ist. Mit einem gemeinsamen Team-Chat mindert man die Gefahr, dass der informelle Teamaustausch nur zwischen einzelnen stattfindet. Das ist besonders wichtig für noch neue Kolleg*innen im Team und ihre Integration in die Teamkommunikation. Haben sie noch nicht so enge persönliche Beziehungen zu den anderen Teammitgliedern aufbauen können, ist das virtuell nochmals schwieriger.
2. Die Teamleitung sollte sich die virtuelle Team-Kommunikation bewusst ansehen und den aktuellen Stand analysieren. Es empfiehlt sich, mit dem Team gemeinsam über die Online-Kommunikation sprechen, wie zufrieden jeder damit ist und was zu verbessern ist.
   Eine gute Möglichkeit zu überprüfen, wie gut die Konfliktkultur im Team ausgeprägt ist, bietet der Konflikt-Radar, den Sie sich hier kostenfrei herunterladen können.
3. Online-Meetings müssen stark moderiert werden. Es erfordert besondere Aufmerksamkeit, alle Beteiligten im Blick zu halten und meist parallel dazu auch noch die Chatverläufe mitzubekommen. Ich empfehle, sich in jedem Meeting bewusst Zeit für eine Check-in und Check-out zu nehmen, um die Stimmung im Team wahrzunehmen. Dabei ist es auch empfehlenswert über ein breites Repertoire an virtuellen Moderationsmethoden zu verfügen. Abwechslungsreiche Methoden halten die Teilnehmenden wach und motivieren zum Sich-einbringen. Lässt man im Team die Moderationsrolle rollieren, erhält jede*r die Chance, seine/ihre Moderationsskills auszubauen und die Wertschätzung und der Respekt für den Job der Moderation steigt im ganzen Team.
4. Sitzen bei Meetings die Teilnehmenden zum Teil zusammen und sind zum anderen Teil virtuell hinzu geschaltet, sollte die Moderation auch hier geschult sein, eine gleiche Beteiligung für alle zu ermöglichen. Technisch macht es großen Sinn, im Besprechungsraum einen guten Monitor und Boxen zu installieren, falls noch nicht vorhanden, damit die virtuellen Teilnehmenden auf jeden Fall auch mit Video am Meeting teilnehmen können.
5. Die virtuelle Team-Kommunikation sollte regelmäßig in einer Retrospektive vom Team besprochen werden. Wie geht es uns mit den virtuellen Meetings? Wie gut läuft die virtuelle Kommunikation? Durch die Aufforderung zur Metakommunikation bringt man die Teammitglieder dazu, sich regelmäßig Gedanken über die Teamkommunikation und den Umgang miteinander zu machen. Zudem zeigt die Notwendigkeit, dass alle im Team sich für die Güte der Teamkommunikation verantwortlich fühlen.
6. Zur gegenseitigen Motivation und dem „im-Kontakt bleiben“ kann man Wochen-Team-Challenges ausrufen, bspw.: Wer bereitet diese Woche den kreativsten Mittags-Snack? Wer hat diese Woche einen besonderen Life-Hack für die Arbeit im Homeoffice? Das Team könnte sich gemeinsam an einer Charity-Aktion beteiligen.
7. Am Ende der Woche könnte es einen gemeinsamen Wochenausklang geben mit dem bewussten Fokus auf die positiven Ergebnisse: Was haben wir diese Woche geschafft? Welche Hindernisse haben wir überwunden? Woran haben wir diese Woche gesehen, dass wir auch virtuell ein super Team sind?

Fazit

Die Kommunikation im virtuellen Team weist einige Unterschiede zur Zusammenarbeit in Person auf. Teams sollten sich die Unterschiede bewusst machen, ihre Kommunikations-Struktur gemeinsam überprüfen und einen neuen Rahmen besonders auch für die nicht-formelle Kommunikation gestalten, da diese virtuell nicht von sich aus entsteht.
Die Kommunikation ist der wichtige Kitt zwischen den Teammitgliedern und ein wesentlicher Baustein zur Verhinderung von Unstimmigkeiten und Konflikten.

Wenn Sie an der virtuellen Kommunikation in Ihrem Team arbeiten möchten, helfe ich Ihnen gerne dabei.
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