Aufbruch in eine virtuelle Teamkultur

Auch nach der Pandemie arbeiten viele Teams weiter virtuell oder hybrid miteinander. Wie lässt sich die positive virtuelle Teamkultur stärken und ausbauen?

Vor der Pandemie waren virtuelle Teams eher eine Ausnahme. Sie wurden gebildet, weil die Teammitglieder in unterschiedlichen Ländern oder Orten saßen und dennoch gemeinsame Aufgaben hatten. Die Normalsituation war, dass alle Teammitglieder an einem Ort zusammenarbeiteten.
Die Pandemie hat viele Teams für anderthalb Jahre zu virtuellen Teams gemacht. Und dachte man vielleicht in den ersten Wochen und Monaten noch, das sei eine Übergangssituation, so ist nun deutlich, dass diese Übergangssituation inzwischen für viele ein Dauerzustand wird. Die meisten werden auch nach der Pandemie die Möglichkeit haben, ganz oder teilweise von zu Hause zu arbeiten, was die Situation eines virtuellen bzw. hybriden Teams zur Regel macht.

Kurze Begriffsklärung:

• Als virtuelles Team bezeichnet man ein Team von Mitarbeitenden, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten und virtuell miteinander kommunizieren.
• Unter einem hybriden Team versteht man ein Team, in dem die Mitarbeitenden sowohl in einem Büro in Präsenz miteinander arbeiten als auch zu bestimmten Zeiten von Remote-Standorten.

Sind virtuelle Teams weniger erfolgreich als Teams in Präsenz?

Vor der Pandemie wurde die Effizienz von virtuellen Teams oftmals angezweifelt. Es herrschte die weit verbreitete Meinung, dass wirklich erfolgreich Teams zusammensitzen und aus einem Standort heraus agieren.

Welche sind die Faktoren, die die Zusammenarbeit von Teams erfolgreich machen? Die wesentlichen Voraussetzungen für erfolgreiche Teamarbeit werden regelmäßig untersucht.
Googles „Aristoteles Studie“ hat bspw. folgende Kriterien als wesentlich für eine erfolgreiche Zusammenarbeitskultur benannt:

• Psychologische Sicherheit – Jedes Teammitglied fühlt sich im Team vertrauensvoll aufgehoben.
• Zuverlässigkeit – Alle Teammitglieder verpflichten sich den Teamaufgaben und -zielen gewissenhaft und übernehmen Verantwortung.
• Struktur und Klarheit – Die Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind allen klar.
• Bedeutsamkeit – Den Teammitglieder ist der Effekt und Einfluss des eigenen Beitrags zur Teamarbeit bewusst und er wird als relevant angesehen.
• Sinnhaftigkeit – Alle Teammitglieder erkennen den Sinn ihrer Arbeit und ihrer Ergebnisse.

Dass es im virtuellen Team funktionieren kann, dass sich die Teammitglieder sicher fühlen, Aufgaben und Rollen klar und die Zusammenarbeit transparent für alle ist, wurde vor der Pandemie noch von vielen bezweifelt.

Die letzten anderthalb Jahre haben ein anderes Bild gezeichnet. Viele haben überraschend positive Erfahrungen mit der virtuellen Zusammenarbeit gemacht. An die notwendige Technik wurde sich schnell gewöhnt und viele genießen inzwischen die freiere Zeiteinteilung, das einfachere Work-Life-Blending, die wegfallenden Fahrtzeiten zum Arbeitsplatz etc.
Laut einer IBM Studie wollen 70% der Angestellten auch nach Corona das Homeoffice nützen können – ganze 54% wollen weiterhin gänzlich von zu Hause aus arbeiten.

Was läuft nicht so gut in der virtuellen Zusammenarbeit?

Doch neben den vielen, gut funktionierenden Faktoren der virtuellen Zusammenarbeit, berichten mir einige meiner Kund:innen auch negative Entwicklungen in der virtuellen Zusammenarbeit:

Es ist eine Ermüdung der virtuellen Zusammenarbeit zu spüren. Besonders wenn die Regeln der Zusammenarbeit nicht auf die virtuellen Bedingungen abgestimmt sind, stehen einige dauerhaft unter Stress. Laut einer Monster-Umfrage leiden 69% der Angestellten an Burnout-Symptomen.

Die virtuellen Meetings werden oft zum zusätzlichen Stressfaktor. Ihre Anzahl hat sich eher erhöht. Meist werden sie ohne Pufferzeit direkt hintereinander gelegt, so dass viele verspätet ins Meeting kommen. Die Meetings sind weniger interaktiv.
Zwischen den Meetings bleibt oft kaum Zeit zur kurzen Erfrischung, Checken der in der Zwischenzeit herein gekommenen Nachrichten und Nachbearbeitung der Themen. Daher findet vieles davon parallel im nächsten Meeting statt. Dies wird auch begünstigt durch die abnehmende Bereitschaft, in Meetings die Kameras anzuschalten. Das reduziert zum einen die Kommunikationskanäle (nur akustisch statt akustisch und visuell). Zum anderen lädt es auch schneller dazu ein, andere Aktivitäten zeitgleich zum Meeting durchzuführen. Einige Meetings laufen dann eher als „Hörspiel“ im Hintergrund, während man seine Arbeit weiterführt. Für die Themen im Meeting hat das zur Folge, dass Themen nicht so konzentriert besprochen werden und häufiger wieder im nächsten Meeting aufgegriffen werden müssen.

Check: Wie ist die Teamkultur, die sich in der Pandemie Zeit etabliert hat?

Ich empfehle aktuell Teams, sich Zeit zu nehmen um die virtuelle Zusammenarbeit auf die wichtigen Funktionen und die Zufriedenheit aller Teammitglieder überprüfen.
Dabei sollte gemeinsam besprochen werden:

• Welche Gewohnheiten haben sich eingebürgert, was funktioniert selbstverständlich? Was bringt Probleme?
• Sind neue Teammitglieder in der Pandemie-Zeit ins Team gekommen? Wie gut kennen sich alle und ihre Bedürfnisse an die Zusammenarbeit?
• Sind die Arbeitsprozesse und Verantwortungen für alle transparent?
• Hat die Zusammenarbeit ausreichend Regeln und Absprachen und werden diese auch von allen eingehalten?
• Wie gut funktioniert die Selbststeuerung und Selbstorganisation der einzelnen?
• Ist die Technik so gut, dass hybride Zusammenarbeit gut funktioniert?
• Wie steht es um das Vertrauen im Team?
• Wo bleibt Raum für nicht-Fachliches, Small-Talk und ungeplante Begegnungen?

Was ist wesentlich in der virtuellen Teamkultur, damit die Motivation, der Zusammenhalt und das Wir-Gefühl in den virtuellen Teams nicht zurückgeht oder verschwindet?

Verzichten Sie nicht auf persönliche Begegnungen

Die Teammitglieder sollten sich ab und zu alle zusammen in Person treffen. Der Zusammenhalt und die vertrauensvolle Beziehung zueinander stärken sich besonders im Beisammensein. In der Begegnung in Präsenz nehmen wir das Gegenüber ganzheitlicher wahr.
Das bezieht sich nicht nur auf das Zwischenmenschliche, sondern auch auf die Beziehung zum Arbeitgeber. Der Geruch, das Gebäude, die Optik, die Aufteilung der Arbeitsplätze unterstützen es, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren und zugehörig zu fühlen. Teammitglieder, die erst während der Pandemie zum Arbeitgeber gekommen sind und bisher wenig oder gar nicht vor Ort waren, bilden das Zugehörigkeitsgefühl virtuell deutlich schwächer aus. Das hat auch einen negativen Einfluss auf das Bilden eines Wir-Gefühls und der Identifikation mit dem Arbeitgeber.

Organisieren Sie Ihre Meetingstruktur optimal für die virtuelle Situation

Da die Kommunikation virtuell anders funktioniert, andere Vor- und Nachteile hat, empfiehlt es sich, die virtuelle Meeting-Architektur zu prüfen.
Dabei können folgende Tipps hilfreich sein:

• Für hybride Teams empfehle ich als Grundregel für Meetings: Ist eine:r remote, sind alle remote. D.h. auch wenn nur ein einziges Teammitglied nicht vor Ort ist, bringt es für alle eine gleichberechtigte Kommunikationssituation, wenn sich dann alle virtuell im Meeting treffen.
• Virtuelle Meetings sollten grundsätzlich mit eingeschalteter Kamera stattfinden. Wir brauchen das Visuelle als wesentliche Informationsquelle. Die Körpersprache, Gestik und Mimik verbessern das gegenseitige Verständnis.
• Meetings sollten nicht zur vollen Stunde beginnen, sondern um 10 Minuten danach starten. Die 10 Minuten bieten eine Phase des Ankommens und Möglichkeit zum Smalltalk, Technikcheck etc. Teilnehmende, deren vorheriges Meeting zu spät geendet hat, haben so auch noch die Chance auf einen gemeinsamen Start.
• Es hilft dem Stressabbau enorm, für eine gute Balance zwischen Sitzen am Monitor und Bewegung zu sorgen. Im Büro hat man meist Laufwege zwischen den Meeting Räumen, in die Kantine etc. Im Homeoffice können reine Diskussionsmeetings, in denen nichts Visuelles am Bildschirm gezeigt werden muss, als sogenannte „Walking-Meetings“ genutzt werden. Der Austausch kann per Kopfhörer auch bei einem Spaziergang an der frischen Luft stattfinden.
• Um weniger Zeit in virtuellen Meetings verbringen zu müssen, sollte das Team kritisch die eigene Meetingarchitektur ausmisten, Teilnehmendenzahlen verkürzen, Informationen verstärkt asynchron teilen und zeitlichen Platz schaffen für Begegnungen, die das soziale Beieinander stärken.
• Eine größere Variabilität der Meetingformen erhöht die Motivation und das Engagement in Meetings. Wenn inhaltlich möglich, können Meetings bspw. in der Struktur eines Barcamps abgehalten werden oder auf alternativen Plattformen stattfinden, etwa wie wonder.me, gather.town oder welo.space.

Machen Sie ihre Zusammenarbeit transparent

Stimmen Sie sich virtuell engmaschig über das Erreichte und den Status Quo in den Themen ab. Dabei helfen kurze Dailys, wöchentliche Performance Meetings und ein transparentes virtuelles Dashboard.
Teams können in Phasen, in denen sie eigene Themen durcharbeiten, in einen gemeinsamen virtuellen CoWorking-Raum gehen. So arbeitet jede:r für sich an seinen Themen, kann aber zwischendurch eine Frage in die Runde stellen oder sich spontan zu Themen abstimmen.

Achten Sie auf ausreichend soziale Begegnungen

Maßnahmen zum sozialen Zusammensein und zum Stärken des sozialen Zusammenhalts sind aus Zeitgründen und aufgrund der „virtuellen Ermüdung“ in vielen Teams wieder in Vergessenheit geraten. Waren die virtuelle Weinprobe und der virtuelle Escape-Room beim ersten Mal noch spannend, stellt er inzwischen für viele eher eine Zeitverschwendung und lästige weitere Stunden vor dem Monitor dar.

Es sollte im Team weiterhin auch virtuell Raum geben für Smalltalk und informelle Begegnungen. Die wichtige Funktion des sozialen Kitts ist für eine erfolgreiche Teamarbeit nicht zu unterschätzen.

Wie oben in den anderen Punkten bereits erwähnt, achten Sie darauf, dass die fachlich/ inhaltliche Zusammenarbeit nicht so dominant ist, dass für das Informelle keine „Luft“ mehr bleibt. Strukturieren Sie ihre Meetings und Teamkommunikation entsprechend. In meinem Artikel „Virtuelle Teams – auch remote in guter Verbindung“ gebe ich spezielle Tipps zu diesem Thema.

Fazit

Die Zusammenarbeit wird weiterhin und permanent für viele Teams virtuell sein. Es ist wichtig, sich die besonderen Voraussetzungen der virtuellen Teamarbeit immer wieder bewusst zu machen und die Teamkommunikation darauf abzustimmen.

Gerade die wichtigen sozialen Begegnungen, die wesentlich für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit sind, müssen auch im Virtuellen möglich gemacht werden. Sie sollten keine Ausnahmeerscheinung sein, etwa in einer jährlichen virtuellen Weihnachtsfeier, sondern fest in die Teamkultur etabliert sein.

Wenn Sie an der virtuellen Teamkultur mit Ihrem Team arbeiten möchten, unterstütze ich Sie gerne dabei.
Sie erreichen mich, indem Sie auf den orangenen Button klicken.

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