Team-Meetings effektiver gestalten

Denken Sie über ihre Team-Meetings auch, dass sie oft ineffektiv sind, meist zu lang, immer die gleichen reden und Sie am Schluss kaum weitergekommen ist?

Patrick Lencioni hat ein Buch geschrieben über ineffektive Meetings und ihm den plakativen Titel „Tod durch Meeting“ gegeben.
So krass mag ich die Meeting-Landschaften in den Teams meiner Kunden nicht beschreiben. Allerdings habe ich auch noch kein Team erlebt, in dem alle zufrieden mit den Meetings sind und sie als konstruktives Instrument der Teamkommunikation bezeichnen würden.

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Woran kann es liegen, dass Team-Meetings oft ineffektiv verlaufen?

• Es gibt keine klare Zielsetzung.
• Es gibt keine Agenda oder eine nichtssagende Standard-Agenda. Dementsprechend ist niemand auf das Meeting vorbereitet.
• Die Teilnehmerzusammensetzung und Teilnehmerzahl passen nicht zum Meeting-Inhalt.
• Die Teilnahme ist fremdbestimmt. Wer an welchem Meeting teilnimmt entscheidet der/die Organisator/in.
• Die Meetings sind schlecht oder gar nicht moderiert.
• Es herrscht Unverbindlichkeit und wenig Selbstverantwortung. Aufgaben werden nur schwammig aus den Meetings abgeleitet. Verantwortlichkeiten für die Umsetzung nur vage vereinbart.
• Die Teilnehmenden sind unpünktlich.
• Die Meetings sind so lang, dass die Teilnehmenden nebenbei „wichtige Nachrichten“ schreiben und E-Mails beantworten.
• Es werden Einzelthemen, die nur einen Teil der Teilnehmenden betreffen ausgebreitet und diskutiert.
• Es werden in ein Meeting zu viele unterschiedliche Themen gepackt („Wenn wir schon mal alle zusammen haben …“).

Die Liste ließe sich noch um einiges weiterführen. Die meisten dieser Gründe sind Ihnen sicherlich bekannt.

Meetings sind Seismografen für die Stimmung und die Kommunikationskultur im Unternehmen. Sie zeigen Machtverhältnisse auf und offenbaren die gelebten Werte.

Lädt der Chef/ die Chefin ein? Stellt nur er/sie die Agenda auf ohne Input der Teilnehmenden? Verläuft das Meeting überwiegend als One-way-Kommunikation?
Werden in Meetings nur Fachaufgaben besprochen oder wird auch regelmäßig über die Zusammenarbeit gesprochen und sich gegenseitig Feedback gegeben?
Gibt es Raum zum „Ideen spinnen“?
Gibt es spezielle Meeting-Rollen, die rotierend durch das Team wechseln, wie jemand, der auf die Themenfokussierung achtet, jemand, der den Kundenblick einnimmt, oder jemand, der das Zeithüten wahrnimmt?
Die oben genannten Meetingsituationen repräsentieren verschiedene Typen von Team. In Meetings, die alleine von der Führungskraft geplant und durchgeführt werden, gibt es vermutlich wenig Eigeninitiative und Kritik. In Meetings, in denen rotierend Rollen getauscht werden, gibt es offene Kommunikation, wenig Hierarchie und viel Co-Kreativität.

Wie funktionieren und wirken Team-Meetings?

Meetings bieten einen wichtigen Rahmen für Interaktionen im Team. Wenn es beispielsweise einmal im Monat einen Platz im Team-Meeting gibt, um sich über gemachte Fehler und daraus gezogene Learnings auszutauschen, fällt es jedem im Team leichter, von sich aus Fehler oder Unsicherheiten anzusprechen. Wenn es in inhaltlich überfrachteten Meetings kaum Zeit gibt, alle Sachthemen durchzusprechen, werden Fehler vermutlich erst angesprochen, wenn so einiges geschehen ist und bereits ein nachvollziehbarer Schaden entstanden ist.
Gibt es in Meetings Zeit, um sich gegenseitig auf die Schulter zu klopfen und Erfolge zu feiern, erhöht das die positive Wahrnehmung und steigert die Motivation aller.
Das Setting des Meetings, die Raumsituation und die Teilnehmerkonstellation spielen eine große Rolle, inwieweit sich die Teilnehmenden überhaupt auf Themen einlassen können. Wenn ich schon zwei Stunden Status-Updates in großer Runde durchexerziert habe und der Moderator dann in den letzten 10 Minuten fragt, wie denn die allgemeine Stimmung im Team ist, wird kaum jemand bereit sein, sich so spontan zu öffnen und auf das Thema einzulassen.
Die Kommunikationskultur im Team lässt sich durch die Veränderung der Meeting-Formate verbessern.

Zwei Ansatzpunkte, um die Meeting-Qualität im Team zu verbessern

Zur Verbesserung der Qualität der Meetings empfehle ich, die Meetings unter zwei Aspekten kritisch unter die Lupe zu nehmen.
Erstens kann man schauen, was sich an der Planung, Struktur und Durchführung verbessern lässt.
Zweitens kann man die Meeting-Architektur auf Sinnhaftigkeit überprüfen.

Acht Tipps zur Strukturierung und Durchführung von Meetings

• Trennung von Tagesgeschäft und Grundsatzfragen
• Jedes Meeting hat einen kennzeichnenden Namen, der Sinn und Zweck verdeutlicht.
• Kein Meeting ohne Agenda und Dokumentation, die Agenda wird von allen Teilnehmenden bestückt.
• Das Meeting wird moderiert. Der/die Moderator/in verfügt über eine variantenreiche Methodenkompetenz, um die Themen zu bearbeiten und zu visualisieren. Optimaler Weise wechseln sich die Teammitglieder in der Moderationsrolle ab. Das ist eine gute Lernmöglichkeit, um die Moderationskompetenzen zu steigern und erhöht auch den Respekt vor dem Moderierenden und der Moderationsmethode.
• Für jeden Agenda-Punkt wird ein Ziel bestimmt: Information, Diskussion, Ideensammlung, Entscheidungsfindung o.ä.
• Die Teilnehmenden sind passend zum Thema ausgewählt, lieber weniger als mehr.
• Redebeiträge der Einzelnen sind zeitlich beschränkt, so dass alle angemessen zu Wort kommen können. Sollte jemand keine oder wenig Redeanteile in einem Meeting brauchen, könnte er/sie sich die Teilnahme vermutlich sparen und nur das Protokoll lesen.
• Die letzten 10% der Meeting-Zeit sind reserviert für Verteilung der To Dos, die Zeitplanung und ein Meeting-Feedback.

Checkliste für eine zielgerichtete Meeting-Architektur

Von Zeit zu Zeit macht es Sinn die vorhandenen Meetings im Team zu analysieren.
Oft ist das Grundproblem nicht, dass es zu viele Meetings gibt, sondern dass nicht sinnvoll zwischen Meeting-Formaten unterschieden wird.

Die folgende Checkliste bietet sich zur Analyse an:

• Welche unterschiedlichen Meetings haben wir?
• Wie heißen sie?
• Wie lange sitze ich pro Woche insgesamt in Meetings?
• Wie ist die jeweilige Häufigkeit?
• In welchen Meeting-Formaten „meeten“ wir?
• Wie lange dauern die Meetings?
• Wer sind die jeweiligen Teilnehmenden?

Pro Meeting-Format empfehle ich folgende Fragen gemeinsam zu reflektieren:

• Was wollen wir mit dem jeweiligen Meeting erreichen: Gegenseitige Updates, ein Problem durchdringen und nach Lösungen suchen, Entscheidungen treffen oder die Strategie der Zukunft besprechen?
• Wie gut wird das Ziel mit dem Meeting erreicht?
• Welche Teilenehmenden sind die richtigen für welches Meeting?
• Welchen Rahmen und Methodik braucht es?

Meeting-Formate für Teams

Zur Neugestaltung der Meeting-Formate kann man sich gut die Meeting-Strukturen aus agilen Frameworks anschauen und agile Moderationsmethoden für die eigenen Meeting-Anlässe übertragen.
Ein Planungs-Meeting zur Planung der nächsten Arbeitsschritten und Aufgaben sollte möglichst kurz sein, häufig stattfinden mit möglichst kleiner Teilnehmerzahl.
Ein Daily für den kurzen Austausch über Bearbeitungsstände und aktuelle Hindernisse kann gerne im Stehen abgehalten werden. Es funktioniert auch in Nicht-Entwicklungs-Teams hervorragend. Wichtig ist dabei ein konsequentes Timeboxing pro Teilnehmenden, damit das Meeting wirklich auch kurz bleibt. Hilfreich ist ein strukturgebender Leitfaden und eine Visualisierung, bspw. mit einem Kanbanboard.
Im Review-Meeting werden Ergebnisse betrachtet und daraus Schlüsse gezogen. Für diese Art Meeting sollte sich das Team regelmäßig mehr Zeit einplanen (mindestens ein – zwei Stunden).
In größeren Abständen sollten sich Teams auch Zeit für eine Retrospektive nehmen. Hier wird zurückgeblickt, es kann sich gegenseitig Feedback gegeben werden. Werte und Prinzipien können reflektiert und die Zusammenarbeit optimiert werden. Retrospektiven benötigt auch mehr Zeit (zwei-vier Stunden)
Für kreatives Brainstorming und Innovationen im Team bietet sich ein Think-new-Meeting an. Am effektivsten findet es in externen Räumlichkeiten mit ausreichend Zeit statt. Der Umgebungswechsel, das Abgekoppelt-Sein vom Tagesgeschäft und die vorhandene Zeit lassen Ideen aufkommen und mit ihnen spielen.

Fazit

Meetings müssen nicht unbefriedigend und zeitfressend sein. Teams sollten sich regelmäßig Zeit nehmen, ihre Meeting-Struktur zu überprüfen und gegebenenfalls zu verändern. Besonders wirkungsvoll ist es für verschiedene Meeting-Anlässe unterschiedliche Meeting-Formate aufzusetzen und diese eher kürzer und mit möglichst wenigen Teilnehmenden abzuhalten.
Wie viele Meetings in welchem Meeting-Format und in welchem zeitlichen Abstand im Team Sinn machen, kann jedes Team für sich selbst am besten entscheiden.

Wenn Sie in Ihrem Team Meeting-Struktur weiterentwickeln wollen, helfe ich Ihnen gerne dabei. Sie erreichen mich, indem Sie auf den orangenen Button klicken.

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