Den Umgang mit Konflikten im Team verbessern

Konflikt Radar by Metakomm, Teamentwicklung Berlin

Warum ist es so schwierig, mit Konflikten gut umzugehen? Häufig werden Konflikte erst angesprochen, wenn sie so groß und sichtbar sind, dass niemand mehr daran vorbeikommt.

Dann existieren sie meist schon eine Weile und es ist ein großer Aufwand, sie im Detail zu ergründen, alle Parteien richtig zu verstehen, die Historie aufzudröseln und eine gute Einigung für alle Seiten zu finden.
Es wäre doch ein einfacher Tipp: Sprecht Konflikte schon früh an, wenn sie gerade erst entstehen, dann kann man sie mit einem ruhigen Gespräch wieder aus der Welt schaffen und es bleiben keine schlechten Gefühle übrig.

Im folgenden Beitrag beschreibe ich Ihnen, wie Konflikte entstehen und vor allem, wie sie für alle angenehm gelöst werden können. Eine große Rolle spielt hierbei die Konfliktkompetenz des Teams. Um diese besser einschätzen zu können, habe ich einen Konflikt-Radar entwickelt, welcher Ihnen dabei hilft, den Status Quo in Ihrem Team einschätzen können.

Sie können sich den Konflikt-Radar hier kostenlos herunterladen:

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Wie kommt es zu Team-Konflikten?

Gründe für schwelende Konflikte im Team habe ich ausführlich in meinem Artikel „Versteckte Konflikte im Team“ beschrieben. Lesen Sie sie gern nochmal nach.

Gründe können sein:

  • Die Beteiligten blenden aus, dass sie in einem Konflikt sind oder ein Konflikt am Entstehen ist. Wo gehobelt wird, da fallen Späne. Meist wird die schlechte Stimmung dann mit einem gewissen Galgenhumor weggedrückt.
  • Menschen ist es oft unangenehm, über Konflikte zu sprechen. Sie wissen nicht, wie sie das konstruktiv angehen können und messen dem Ganzen wenige Chancen auf Erfolg bei.
  • Es gibt im Teamalltag keine passende Gelegenheit, um Konflikte anzusprechen, wenn sie noch klein sind. Im Team gibt es insgesamt keinen guten Umgang mit Konflikten, denn kaum einer nimmt sich Zeit für Konflikte. Wenn ein Konflikt zutage kommt, wird er gleich hocheskaliert, die Personalabteilung wird eingeschaltet und/oder ein externer Coach ins Haus geholt.
  • Keiner spricht im Team über seine eigenen Wünsche und Bedürfnisse. Kritisches Feedback wird nur gegeben, wenn es „beweisbar“ ist, bspw. mit einer Referenzsituation: „Da hast du einen Fehler gemacht. Du warst zu spät. Wir sind vom Kunden kritisiert worden.“ Über Themen wie
      • „Ich fühle mich von dir nicht wertgeschätzt.
      • Ich habe das Gefühl, ich werde oft übergangen.
      • Deine Worte haben mit gekränkt.
      • Ich kann nicht gut mit dem launigen Sarkasmus, der hier in Meetings herrscht, umgehen“

wird nicht gesprochen.

Was gehört zu einer guten Konfliktkompetenz im Team?

1. Eine offene und wertschätzende Kommunikationskultur

Es ist wichtig, dass im Team eine sogenannte „psychologische Sicherheit“ herrscht, damit wir offen und frei kommunizieren können. Mit psychologischer Sicherheit ist gemeint, dass ich mich frei äußern, auch mal nicht-fertig Gedachtes rauslassen und über meine Schwächen und Schwierigkeiten sprechen kann, ohne dass ich befürchten muss, dass mir dieses später in einem anderen Zusammenhang gegen mich verwendet wird.

Die Grundlage jeder Kommunikation im Team sollte eine Toleranz der Meinungen und Haltungen aller sein und ein Anerkennen, dass man unterschiedliche Sichten einer Sache haben kann. Toleranz zeigt sich in einem Bewusstsein, dass es in der Regel nicht die eine Wahrheit gibt, sondern Sichtweisen, von denen jede die gleiche Berechtigung hat.

Das Grundverständnis im Team sollte auch sein, dass jeder gleich wichtig ist. Das schließt nämlich implizit mit ein, dass ich verstehen muss, was der andere denkt, wünscht und braucht, um gemeinsam weiter kommen zu können.

Es braucht eine Feedbackkultur, in der sich regelmäßig wertschätzend Rückkopplung gegeben wird. Das Team sollte auch geübt sein, sich kritische Rückmeldungen zu geben. Die Kunst ist dabei, nicht den Menschen zu kritisieren, sondern professionell sein Verhalten und sein Tun im professionellen Kontext zu bewerten. Und auch hier ist das Feedback als Mitteilen der eigenen Sicht zu verstehen und nicht als ein finales Urteil, das besagt: Das war gut oder schlecht, richtig oder falsch.

2. Konfliktwissen und Konfliktlösungskompetenz

Konflikte werden oft erst so spät angesprochen, weil die Beteiligten lange Zeit gar nicht bemerken, dass ein Konflikt entsteht oder sich bereits verstärkt.

Ein wichtiger Faktor, der Meinungsverschiedenheiten zu Konflikten werden lässt, ist, dass nach dem Meinungsaustausch negative Gefühle zurückbleiben. Man hat sich geärgert und tut das über die Situation hinaus noch immer. Diesen weggedrückten Ärger nimmt man in die nächste Situation mit und das Gefühl vermischt sich in den nächsten Meinungsaustausch. Also ist es wichtig, dass ein Team Klarheit darüber hat, was Konflikte sind, wie sie entstehen, welche typische Symptome sind, wie sie eskalieren, was sie befeuert und was in welchem Stadium des Konfliktes zu tun ist.

Ein spannender Aspekt bei Konflikten ist auch, wie unterschiedlich sie im internationalen Kontext wahrgenommen und bewertet werden und wie mit ihnen umgegangen wird. Ist das Team international aufgestellt oder das Unternehmen im internationalen Markt unterwegs, kann es auch sinnvoll sein, sich die kulturellen Unterschiede zu verdeutlichen, damit man nicht durch Unwissen in einen Konflikt läuft.

Beispielweise wird unser deutsches, recht schnörkelloses „Ja“ oder „Nein“ in Frankreich oder England oft als unhöflich empfunden. Verbunden mit einer eiligen Stimme-Intonation könnte es unter Umständen schon als Angriff eingeordnet werden.

Es ist auch wichtig zu verstehen, dass selbst innerhalb derselben Kultur Konfliktsituationen unterschiedlich gehandhabt werden können und es verschiedene Konflikttypen gibt.

Desto besser ich mir also über mein typisches Konfliktverhalten, meine wunden Punkte und Empfindlichkeiten sowie die meiner Teamkolleg*innen bewusst bin, desto sensibler kann ich damit umgehen und desto weniger laufe ich Gefahr, in Konflikte zu geraten. In meinem Artikel „Bei uns im Team kracht’s – wenn im Team unterschiedliche Konflikttypen aufeinandertreffen“ beschreibe ich ausführlicher verschiedene Konflikttypen.

Ein gutes Konfliktpräventionssystem lässt sich mit Brandschutzregelungen in Unternehmen vergleichen. Auch bei Konflikten hilft es zu wissen, welche Situationen potentiell für mich oder uns bedrohlich sind, wie ich mich verhalten kann, wenn sie auftreten und was zu tun ist.

3. Umgang mit Konflikten

Eine gute Konfliktkompetenz zeigt sich darin, wie gut das Team in der Lage ist, mit ihnen umzugehen.

  • Können kritische Rückmeldungen an Teamkolleg*innen gegeben werden, ohne dass das Gegenüber es in den falschen Hals bekommt?
  • Sind im Team Zeit und Raum gegeben, um Konflikte anzusprechen? Gibt es einen neutralen Dritten, mit dem man eine Situation durchsprechen kann, wenn man sie erstmal für sich sortieren möchte?

Es ist hilfreich, wenn man eine Person als Konfliktbeauftragten im Team oder im Unternehmen hat. Diese*r kann, wenn gewünscht auch als neutrale*r Moderator*in, in der Konfliktklärung fungieren. Einen guten Umgang mit Konflikten zeigt sich auch daran, dass in einer Konfliktklärung daran gearbeitet wird, eine Win-win-Lösung zu finden. Dabei wird dann nicht versucht, die Konflikthistorie von Adam und Eva an nachzuvollziehen, um herauszufinden, wer Recht oder Unrecht hat oder wer schuldig ist. Ein konstruktiver Umgang mit Konflikten sucht zunächst die Gefühle und Verhaltensweisen der Beteiligten aus jeder Perspektive zu verstehen und sucht dann nach tragfähigen Lösungen für die Zukunft.

4. Verhalten von Führungspersonen in Konfliktsituationen

Die Führungskraft sollte im Umgang mit Konflikten für alle im Team ein Vorbild sein. Aber nicht, indem, es keine Konflikte gibt, sondern indem sie Konflikte wahrnimmt, sich mit Konflikten auseinandersetzt und Konflikte auch immer wieder regelmäßig im Team zum Thema macht.

Es hilft, wenn das Team einen klaren Rahmen hat, in dem es miteinander kommuniziert. Das betrifft sowohl die Meeting-Formate als auch bestimmte Regeln zur Zusammenarbeit.

Wenn ich in Teams frage, ob es denn explizite Regeln der Zusammenarbeit gibt, werden die nicht selten belächelt. „Wir sind doch nicht im Kindergarten.“Man muss sich entsprechende Regeln nicht unbedingt als 10 goldene Regeln laminiert an die Wand hängen. Es ist aber wichtig, sie festzulegen und immer wieder zum Thema zu machen.

Was könnte bspw. geregelt werden? 

  • Wie werden Entscheidungen getroffen?
  • Wie werden Themen dokumentiert?
  • Wann ist wer ansprechbar?
  • In welcher Frequenz erwarte ich eine Antwort?
  • Wer wird in E-Mail in Kopie gesetzt?
  • Wer darf wann Urlaub nehmen?
  • Wer vertritt wen im Krankheits- und Urlaubsfall?
  • Wer bestimmt über Homeoffice-Regelungen
  • Wer bekommt welchen Sitzplatz/welches Büro?
  • Auf wen ist speziell Rücksicht zu nehmen, z.B. wegen kleiner Kinder, Allergien, chronischer Krankheiten etc.?

Damit keine unnötigen Konflikte entstehen, ist es zunächst wichtig, , dass die Führungskraft mit dem Team regelmäßig Klarheit schafft über Rahmen, Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Qualitätsansprüche, Deadlines etc. Inwieweit diese vorgegeben oder miteinander vereinbart werden bestimmt die Führungs- und Kommunikationskultur im Team.

Die Führungskraft sollte bezüglich der Team-Kommunikation einen Rahmen setzen, der das Geben von Feedback und Ansprechen von Konflikten möglich macht. Regelmäßige Meetings wie Jour Fixe sollten nicht bis zum Rand mit sachlichen Themen verplant werden, sondern es sollte einen regelmäßigen Slot zum Thema Zusammenarbeit geben. Dabei helfen abwechslungsreiche Methoden zum Anregen des Austauschs. Die reine Frage „Hat jemand von euch Probleme in der Zusammenarbeit?“ lockt sicher keinen tiefsitzenden Konflikt hervor. Hat das Team aber beispielweise eine Bildkarten-Auswahl vor sich auf dem Tisch und soll sich jeweils eine raussuchen, die für sie/ihn die aktuelle Zusammenarbeit bebildert, können daraus lebhafte Gespräche entstehen.

Der Vorteil der Regelmäßigkeit ist hierbei, dass es immer wieder Gelegenheit gibt, auch kleine Missstimmungen anzusprechen. Die Teammitglieder üben sich regelmäßig im Ansprechen von konflikthaften Situationen, geben einander Feedback und sprechen über ihre Wünsche und Bedürfnisse bezogen auf die Zusammenarbeit.

Neben der Integration des Themas Team-Zusammenarbeit in die regelmäßigen Meetings, empfehle ich auch gelegentliche spezielle Teamtage, Offsites und Teamaktivitäten, die ganz dezidiert dem Thema gewidmet sind. Mithilfe solcher gezielter Aktivitäten können auch konflikthafte Themen bewusst gemacht und zutage gefördert werden, die bisher für alle im Verborgenen lagen.

Wie gut ist die Konfliktkompetenz in Ihrem Team?

Wie schätzen Sie die Kompetenzen Ihrer Teammitglieder hinsichtlich der Konfliktlösungskompetenz ein? Sprechen Sie regelmäßig über Konflikte? Werden tragfähige Lösungen gesucht? Kennen Sie Konflikte in Ihrem Team?

Ich habe für Sie einen Konflikt-Radar entwickelt. Anhand von vier wichtigen Bestandteilen der Konfliktlösungskompetenz finden Sie dort eine Reihe von Fragen, mit denen Sie den Status Quo in Ihrem Team einschätzen können. Das können Sie für sich machen oder auch mit dem Team zusammen.

Der Konflikt-Radar gibt Ihnen wertvolle Hinweise, an welchen Stellen Ihr Team stärker und an welchen schwächer aufgestellt ist und wo Sie ansetzen können, die Konfliktfähigkeit zu verbessern.

Sie können sich den Konflikt-Radar hier kostenlos herunterladen:

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Fazit:

Wie gut ein Team mit aufkommenden Konflikten umgehen kann, ist stark davon abhängig, welche Wichtigkeit und Aufmerksamkeit Konflikten eingeräumt wird.

Umso besser die Teammitglieder Konflikte wahrnehmen und verstehen, wissen wie und vor allem auch dass sie damit umgehen sollen und dürfen, desto einfacher und alltäglicher wird der Umgang mit ihnen. Die Wahrscheinlichkeit ist dann groß, dass Konflikte frühzeitig angegangen werden und dass tragfähige Lösungen gesucht werden.

Das Team hat mehr Energie für seine eigenen Aufgaben, ein engeres Verhältnis miteinander und eine freudvollere und vertrauensvollere Zusammenarbeit miteinander.

Wenn Sie an der Konflikt-Kultur in Ihrem Team arbeiten möchten, helfe ich Ihnen gerne dabei. Sie erreichen mich, indem Sie auf den orangenen Button klicken.

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